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企业信息化应用的陷阱与对策

在企业信息化建设和应用方面,人们往往存在一些认识误区,容易掉入陷阱,给信息化应用带来阻碍,让企业很“受伤”。针对这些误区和陷阱,依能管理科学研究院提出了一系列解决方案。

每个企业的管理和业务各具特点,软件平台完全定制开发周期长、费用高、风险大,并且仍然难以保证业务后续变化的适用性,并非一劳永逸的解决办法,选择恰当的通用软件平台往往是明智之举。

一、通用软件平台有哪些技术手段满足个性化需求呢?

  • 01 方案一:用户可修改默认参数满足业务变化需求。比如允许授权的系统管理员修改企业薪酬构成的项目,以及各项目占比,可满足不同公司、同一公司不同发展阶段的薪酬策略要求。
  • 02 方案二:用户可自定义码表满足业务个性化需求。比如可按照一般情况设置初始的绩效考核指标库和各岗位考核指标,一定时期后,部门负责人可根据情况修改本部门各岗位的考核指标。以用户自定义码表设计的通用软件,可满足不同企业的个性化和同一企业不同时期的变化。
  • 03 方案三:利用通用报表工具定制开发个性化报表。比如销售人员的客户访谈记录,可利用通用报表工具,根据各企业管理需求,快速实现个性化的访谈记录查看功能,通用软件的主体部分仍维持不变。
  • 04 方案四:通过用户自定义协同数据表,灵活配置参与人员操作权限,来支持逻辑简单、数据量小、需要协同加工和信息共享的业务场景。这类需求往往重要性不高,定制开发必要性不大,但企业各部门、各岗位都有大量的需要。自定义协同数据表基本能满足这类需要,并且降低了通用软件的复杂度,增强了对企业个性化、多样化和动态变化业务的适应能力。 如利用协同数据表创建一个“部门经费收支记录”模板,各部门负责人可创建自己部门的“经费使用台账”,赋予本部门员工相应的编辑或查看权限
  • 05 方案五:采用基于用户权限的个性化菜单一个整合集成的企业运营管理平台,其全部菜单项数以千计,若每个用户均显示所有菜单项,将导致软件功能查找十分不便。而根据用户角色和管理域权限,仅显示其有权访问的菜单和业务数据,可减少干扰、降低用户使用难度,防止数据非授权访问、确保信息安全,大幅提高工作效率。

二、信息化程度高并不意味着任何操作都由线上软件自动完成,而是线上、线下合理分工。

软件生成的数据条目、行列顺序和格式往往是固定的,难以满足所有的应用场景及文档格式需求。将企业运营管理平台软件生成的数据导出文档下载,利用Office办公软件甚至更加专业的工具,进行加工分析或排版美化,以满足实际工作中多种多样的需求。

三、业务性质差异将影响信息化实现方式,如窗口/非窗口业务、长流程/短流程事务。

我们把发生频度高、功能和操作较为固定的业务称为窗口业务,如财务报账、材料出库登记等。针对窗口业务的信息化应用,要求软件支持固定的操作流程,界面功能固化、操作效率高。

我们把那些应用场景和操作方式不固定的业务称为非窗口业务,这些业务往往需要从信息系统获取数据,如员工信息情况、客户信息查询等。针对非窗口业务的信息化应用,要求软件提供便捷的信息查询功能,为线下操作提供数据支撑,但一般不具体要求数据的表现形式和结构,因为需求是多变的,可以通过线下处理满足需求。

诸如大金额物件采购、员工请假审批这样的事务,需要由相关主管干部根据事务内容决定办理方式和下一节点的流程走向,而不能事先指定工作流向。这样的事务称为长流程事务,需要流程引擎支持实现,协同应用操作较为复杂。

而另外一些事务,诸如临时事务交办、工作报告等,往往是点对点的信息沟通与反馈。这样的事务称为短流程事务,不需要流程引擎支持、不必采用长流程方式办理,操作简单、工作效率高。否则,将会挫伤员工应用信息化平台的积极性。

四、软件功能工具化思维

将一些通用的操作以独立的工具模块实现,而不是僵化地嵌入到各个业务应用系统中。软件功能工具化能够较好地满足业务灵活性要求、用户习惯个性化要求,以一套通用的工具化模块支持无穷多变的应用场景。企业运营管理平台中,可以工具化的模块有:协同数据表、表单流程协作、工作报告、每日工作PDCA、知识管理、部门档案管理、GPS人员定位、即时通信应用、消息推送应用等等,企业各部门、各岗位人员,均可根据授权和制度规定使用这些工具。

五、用户权限与安全管理

优秀的管理软件一般都采用基于角色和管理域的权限控制模型。企业可将一个岗位日常工作应具备的权限赋予一个角色,并将角色以岗位命名。一个人可以担任一个或多个角色,一个角色也可以赋予一个或多个人。对每个人可以限制其管理域,即其有权限管理的部门。一个用户的实际权限为其管理域下所担任角色权限的集合。

对于安全要求很高的操作,如财务资金管理、系统日志操作、用户权限分配等,可以采用指纹、虹膜、人脸识别等方式进行二次生物认证,避免因密码泄露导致安全事故。

此外,现代信息管理系统对于用户密码甚至敏感的业务数据均采用加密传输和存储。从理论和逻辑上杜绝安全漏洞,确保信息化环境的安全性比传统管理方式更加可靠。

六、多系统整合的实现方式

企业的信息化水平要进入层次较高的应用整合阶段,有两种方案。第一种方案,将现有应用系统整合集成;第二种方案:丢弃现有孤立的管理或业务系统,全新建设一个整合集成的软件平台。

当然,在企业的后续发展中,还可能引入或定制开发新的个性化应用系统,这些应用系统也需要与已有系统整合,实现信息共享和数据交换,全面支撑企业的运营和管理。

七、跨系统数据交换的实现方式

企业运营管理平台内部各系统之间一般应自动实现信息共享和数据交换。与外部系统交换数据,通常可采用两种方式。第一种方式是,系统间通过接口自动或手动激活调用数据,这要求两个系统相互开放技术调用接口并相互许可认证;另一种方式是,一方导出数据文件,经人工简单加工后导入另一方系统实现数据交换。大多数情况下,后一种方式更为现实。

八、管理和业务流程再造是信息化成功应用的前提

过去二十年,世界各国应用ERP的实践已形成共识,必须根据信息化的要求对管理和业务流程进行优化和调整,即流程再造,方能取得成功。

如果把信息化比作生产力,企业的运营管理体系就是生产关系,一种革命性生产力的出现,必然导致生产关系的变革。随着信息技术的发展,信息化已经改变了许多企业的管理和业务模式,让行业格局发生巨大变化。不能适应这种变化的企业,在信息时代将难以为继。

九、企业运营管理平台建设方式

信息化起步较晚的企业,可以全新建设一个整合集成的软件平台,全面支撑企业运营和管理,使企业信息化应用水平跨入诺兰模型中较高层次的应用整合阶段。

整合集成的企业运营管理平台架构图

企业可从以下四种方案中选择适合自己的建设方式。

  • 01 方案一、整合现有系统。绝大多数管理和业务都有已经使用多年、成熟的软件系统,难以丢弃。这些信息化应用历史悠久、实力强劲的大型企业,往往不得不选择委托软件厂商对这些现有系统整合集成的方案。大多数已有少数非关键应用软件的中小企业,采用全新、整合集成的运营管理平台,往往是明智之选。
  • 02 方案二、定制开发。自行成立团队或委托软件企业根据自身需求定制开发。这种方式开发周期一般在2-5年,失败率高、风险大,投入在上千万至数亿元,不适合中小企业。
  • 03 方案三、购买通用软件。购买整合集成的企业运营管理平台通用软件,企业需自建数据中心或租用IaaS云服务,自行运维管理软件或软硬件系统。这种方式建设周期短,但采购成本高、运维成本也高,适合资金充裕、条件较好、规模较大的企业。依能SMEsis平台大量应用了灵活性设计、柔性设计技术,企业可根据个性化需求设置各子系统的参数、码表,人员权限可灵活配置,可适应绝大多数中小企业的需要。
  • 04 方案四、购买SaaS云服务。无需购买软件、无需自建数据中心,只需向依能支付企业运营管理平台SaaS云服务费用。这种方式开通服务可立即使用,极大地节省建设和运营成本,适合大多数中小企业。

十、信息化运维管理

为了维护和管理基础设施和应用系统,企业应建设自己的信息化运维团队,保障信息安全和运营管理平台有效运转。

运维团队应包括计算设备维护人员、上网行为管理人员、网络系统维护人员、数据中心设备管理人员以及运营管理平台管理人员。越往下,对岗位人员的技能要求越高。

此外,企业应健全并严格执行信息化运维管理制度体系,减少全体员工和运维人员出错、犯错的概率。这些制度包括网络信息发布管理制度、信息安全管理制度、企业运营管理平台使用规定、计算机及网络使用规定、企业网络系统管理制度、企业运营管理平台运维管理规定等。

避免人们常见的认识误区,跳出信息化应用陷阱,成功地用一个整合集成的软件平台支撑企业运营和管理,是我国中小企业信息化建设和应用必须面对和解决的问题!

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