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中小企业应如何管理好办公资产

对于中小企业来说,办公资产管理是企业管理的重要工作,是企业发展必须解决的问题。但是由于众多原因,中小企业中仍存在办公资产管理控制薄弱等问题。随着网络信息技术的迅速发展,给企业的办公资产管理带来了新的机遇。

一、企业办公资产管理现状

随着企业规模的日益壮大以及资产数量的增加,传统的管理模式给办公资产管理带来许多困惑,主要体现在以下几点:

(一)管理体制不完整

贵重资产采用各职能部门分权管理原则,未统一进行一致管理,资产流动与各个职能部门易脱节。

(二)资产利用率不高

闲置资产无人管理,无法及时调剂使用;损坏资产没有及时维修,最终报废。

(三)资产账不符实

管理制度不规范,记录不清楚;缺乏清查和盘点,净值为零仍使用的资产未记录在账内。

(四)资产使用费未计入各部门经营成本

资产使用费自动分摊没有专业软件支持,费用核算零乱。

这些问题产生的原因有很多,其中,办公资产管理信息化程度不高是其中一个重要原因。如何管理好企业的办公资产,防止资产保护不当、闲置浪费甚至严重流失?依能管理科学研究院认为,企业应从提高管理意识、完善管理制度、利用先进的信息技术手段等方面着手,开展办公资产管理,规范管理模式,切实有效地解决企业管理阶层面临的实际困难。

二、加强企业办公资产管理的应对措施

(一)增强成本管理意识

企业不但要提高经营管理各部门人员的成本管理意识,还要注重提高企业全体员工的成本管理意识。要把企业的成本与企业各管理部门和员工的经济责任及利益有机地结合起来,变“要我管”为“我要管”变“被动管”为“主动管”,调动全体人员管理成本的自觉性。

(二)建立科学完善办公资产管理制度

针对中小企业长期以来形成的重生产轻管理,各自为政,随意处置办公资产的现象,企业要制立切合自身的办公资产管理体系,把管理纳入系统化、规范化、制度化轨道。建立科学完善的办公资产管理制度,配备相应的管理人员,将办公资产管理落实到责任部门、责任人,才能做到有章可循、有据可依。

(三)应用信息化管理手段,突破办公资产管理瓶颈

传统的管理方法难以适应企业发展的需求。运用现代化信息技术手段加强固定资产的核算管理,可以大大地降低核算工作量,提高企业整体管理水平。

采用整合集成的企业运营管理平台对企业的资产进行管理,可以加快收集信息的速度,保护办公资产完整无缺,提高资产的使用经济效益,节约企业基本建设投入资金。同时,可将资产使用费分摊到组织机构、项目、个人,还原所有收入和支出的真实用途,对企业实时精细化经营核算提供重要的数据支撑。系统可对贵重资产、低值资产、易耗品分类管理,对各类资产借还实现精细化管理与跟踪。

1. 多维度办公资产管理

办公资产管理系统能实现资产分类管理,提供按责任部门、按资产类别等多维度统计报表,以便企业领导即时掌握资产状况。

低值办公资产管理:批量管理,可按使用时长分摊费用,可重复使用,规范低值资产入帐、报销等行为。

贵重办公资产管理:实行单个管理,可制作成卡片、二维码等方式,方便管理。可按使用时长分摊成本,能解决贵重资产人工管理效率低、管理难等现状,实现高效、准确的信息化管理。

利用整合集成的企业运营管理平台进行贵重资产管理(以SMEsisTM为例)

易耗品管理:企业对于易耗品的需求是巨大的,同时也可能造成较大的浪费,通过办公资产管理系统按数量管理易耗品,领用后可一次分摊费用,准确真实记录企业的易耗品管理工作。

2. 运用办公资产管理系统,精准掌控各类资产

第一,所有资产必须要先在办公资产管理系统中入账,然后凭借入账单、物品发票和采购申请单,三单齐全才能报销。

第二,每个领用人均要学会核算使用成本,清楚自己手上有多少资产,成本是多少,从而加强领用人的成本管控意识。

第三,严格管控流程。办公资产管理各环节必须及时登记,便于企业领导实时精准掌控各类资产。资产入账需及时,登记时需详细标记资产属性,如规格、型号、数量、使用年限等,系统会为每个资产生成唯一的编号,以文件的形式导出,供打印标签或条形码使用;在资产领用、资产归还时在系统进行严格的出入库存管理;严格盘点制度,定期进行账实核对,做到账物相符,账账相符。在资产盘点时必须有财务人员、实物管理人员参加,最终形成盘点表,可根据企业需求打印盘点报表,或通过扫描二维码进行盘点,方便企业处理盘盈盘亏等。

3. 做好资产的使用费核算

规范化管理资产是基础,企业还需做好办公资产使用费的核算,主要体现在各类资产的使用费分摊。企业应该按照规定年限平均分摊计提使用费,超过规定折旧年限仍正常使用的资产,需继续计提使用费;未到规定折旧年限报废的资产,追究报废原因后不再继续计提使用费。同时,办公资产分摊应遵循资产使用的“真实性”原则,以保障“谁使用,谁负责,分摊到谁头上”。公共资产先分摊到管理部门,汇总后再分摊到各个业务部门。

4. 数据分析,改进办公资产管理工作

随着企业资产数量及种类的不断增加,逐渐提高了办公资产管理的难度。企业需要对办公资产管理的数据进行分析,才能改进办公资产管理工作。办公资产管理系统提供了深度数据挖掘、智能查询功能,可以对资产结构、增长情况、资产类别、属性、存放地点等进行查询分析,企业资产真实价值表、企业贵重资产一览表、贵重资产使用率、员工个人耗材使用量、企业耗材使用量等在系统中一览无余,为企业管理者做出资产购建、分配、调拨等决策提供可靠依据。

三、结语

企业的办公资产管理是一个持续不断改进的过程。企业管理者应在总结以往较好管理经验的基础上,克服管理中不足之处,加强办公资产管理的基础工作,健全办公资产管理制度,增强全员成本管理意识,完善会计核算体系,更重要的是要充分运用信息化管理平台提高办公资产管理水平,防止办公资产的闲置浪费,增强企业竞争力。

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